关于公开遴选《文书档案数字化》服务项目承担单位的公告

根据文书档案数字化整理移交工作需要,湖南省住房和城乡建设厅现对《文书档案数字化》服务项目面向社会公开遴选承担单位。现将有关事项公告如下。

一、委托单位

湖南省住房和城乡建设厅。

二、委托项目及经费预算

《文书档案数字化》服务项目经费预算约19.48万元。

三、工作内容和要求

(一)项目工作任务

依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案行业标准》(DA/T22-2015)、《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)、《各级各类档案馆收集档案范围的规定》(国家档案局令第9号)、《湖南省档案局文书档案整理规范》《湖南省档案管理条例》等规定,对2010年至2011年“永久”、“30年”、“10年”保存的文书档案和2024年度形成的文件材料进行分类、鉴定、编目、装盒等规范化整理及分件数字化,以入图像修饰、质检、转换,并导入厅档案管理系统数据库,编写全宗说明和编制《归档文件目录》,满足档案质量验收标准。

(二)项目内容要求

1.档案案卷数量。2010年至2011年“永久”、“30年”、“10年”保存的文书档案和2024年度形成的文件材料为基准预算报价(根据工作量按实结算)。

2.档案整理要求。按照《归档文件整理规则》和委托单位要求,对档案按照类目进行规范化整理,包括档案清点与价值鉴定、分类、抽密、拆钉、排序、修补、编页码、盖背脊、打印案卷封面、打印卷内目录、装订、装盒、上架等,达到标准化、规范化、精细化要求,整理结果符合《归档文件整理规则》等要求和委托单位验收标准。

3.档案数字化加工要求。依据相关技术标准和要求,对整理后的纸质档案进行数字化、图像处理、质检、装订、装盒、目录著录、数据挂接、数据备份等。扫描件符合《纸质档案数字化规范》要求,采用不低于24位彩色模式进行扫描,文书档案分辨率不小于300DPI,扫描形成的原始图像以JPG格式存储。文件以档号进行命名,输出PDF及JPEG文件。

4.保密要求。项目承担单位必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》,并与委托单位签订保密协议,承担相应保密责任。

5.售后维护。提供售后运维服务3年,运维期以项目通过最终验收之日起开始计算。

(三)人员配备及设备投入

项目实施所需的电脑、扫描仪、打印机等设备及配套工具、各种耗材、装具均由承担单位自行提供,须满足项目实施需求。配备项目负责人、整理人员及数字化人员至少5人,且能满足进度要求,所有工作人员必须具备从业人员资格证,上岗前必须进行信息登记,签订保密协议。

四、项目完成时限

本项目计划于2025年12月底前完成。

五、申报条件

1.服务事项申请单位应为具有独立法人资格的高等院校、科研机构、专业资信等级甲级咨询单位、各类智库,以及其他经审查符合条件的机构或组织,不接受以个人名义申报。项目不得转包或超规定分包。

2.项目负责人应熟悉国家和我省相关发展动态,重点是档案领域相关发展动态及政策要求。

3.项目负责人必须是该项目全过程中的真正组织者和指导者,并担负实质性研究工作,挂名或不担负实质性工作的,不得作为项目研究组负责人。项目负责人必须参加湖南省住房和城乡建设厅组织的项目实施相关工作会议,并适时报告工作进度和成果。

4.项目成果知识产权归湖南省住房和城乡建设厅所有。

六、遴选程序

1.自主申报。项目申报单位通过现场提交、邮寄、发送电子邮件等有效方式向委托单位提交申报申请。申报申请接收截止时间为2025年9月19日。申报申请材料应包含:(1)《编纂工作方案》,要结合项目内容确定工作方案和实施大纲;(2)申报单位营业执照副本或组织机构代码证复印件;(3)申报单位相关资质证书复印件;(4)其他可以佐证申报单位专业能力、业绩等情况的相关资料复印件。申报材料一式五份,需加盖单位公章确认。

2.组织评审。湖南省住房和城乡建设厅将对申报单位的服务方案、资质能力、项目经验、经费预算等进行综合评估,择优遴选项目承担单位。

3.结果公示。评审结果确定后,将在湖南省住房和城乡建设厅网站予以公示。

4.签订合同。经公示无异议后,湖南省住房和城乡建设厅将按要求在湖南省政府采购网电子卖场进行采购、签订合同。

七、联系方式

通信地址:湖南省长沙市雨花区高升路266号省住房城乡建设厅B305办公室(邮编:410116)。

联系方式:0731—88950019

附件 2025年文书档案整理评分表